Politique de confidentialité

AXLU S.A. accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles. La présente politique explique quelles données nous traitons, pour quelles finalités, sur quelles bases légales, avec qui elles sont partagées et quels sont vos droits, conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi luxembourgeoise du 1ᵉʳ août 2018.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est AXLU S.A., 8 Am Wapp, L-3841 Schifflange, Grand-Duché de Luxembourg. Pour toute question relative à vos données, vous pouvez nous écrire à l'adresse de contact indiquée dans nos mentions légales.

2. Données collectées

• Identité et contact : nom, prénom, société, adresse e-mail, téléphone, adresses de facturation et de livraison.
• Commandes et devis : produits, configurations de marquage, quantités, montants, historique.
• Fichiers de marquage : logos et visuels que vous importez pour personnaliser vos produits, ainsi que les bons à tirer générés.
• Paiements : les références que notre prestataire de paiement nous transmet (moyen de paiement, nom du titulaire, quatre derniers chiffres de la carte ou compte du payeur) et, pour un virement, le nom et le numéro de compte (IBAN) qui figurent sur notre relevé bancaire. Nous n'avons jamais accès au numéro complet de votre carte ni à son code de sécurité.
• Compte client : identifiants de connexion et préférences. Lorsque nous enregistrons un client ou un contact dans notre système de gestion, un compte lui est aussi ouvert sur le site, sans mot de passe utilisable : il ne sert que si la personne choisit un mot de passe par le lien que nous lui envoyons, et lui donne alors accès à ses devis, commandes et factures.
• Panier des clients connectés : si vous êtes connecté à votre compte, le contenu de votre panier (produits, références, quantités, marquage choisi, montants) et la date de votre dernière activité.
• Données techniques : données nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site (panier, session, journal des connexions et des actions sensibles, avec l'adresse IP) et, si vous l'acceptez, mesure d'audience. Voir notre politique de gestion des cookies.

Le configurateur traite dans votre navigateur les logos au format SVG et les photos. Les logos au format PDF, AI, EPS ou CDR, ainsi que les images (PNG, JPG) que vous importez comme logo, sont en revanche envoyés dès leur import à notre service de conversion, hébergé par Scaleway en France, qui les convertit et en garde une copie dans notre espace de stockage, même si vous n'avez pas encore de compte ni passé commande.

La mesure d'audience n'est pas anonyme mais pseudonyme : elle repose sur un identifiant aléatoire de visite, qui ne contient ni votre nom ni votre adresse IP, mais qui est rattaché à votre commande ou à votre demande de devis si vous en passez une après avoir accepté cette mesure.

3. Finalités et bases légales

• Gestion des commandes, devis, marquage et livraisons : exécution du contrat ou de mesures précontractuelles.
• Gestion du compte client et du service après-vente : exécution du contrat.
• Obligations comptables, fiscales et légales (facturation, archivage) : obligation légale.
• Rappels des paniers non validés des clients connectés : votre panier est enregistré dans votre compte, vous le retrouvez sur tout appareil, et nous vous le rappelons par e-mail s'il reste en attente (au plus trois rappels : le lendemain, après une semaine et après quinze jours), ou vous écrivons personnellement à son sujet. Base légale : la prospection par e-mail d'un client qui a un compte chez nous, pour les produits mêmes qu'il a choisis (loi du 30 mai 2005, article 11), et notre intérêt légitime à accompagner une commande que vous avez préparée. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, gratuitement et en un clic : par le lien « Ne plus recevoir ces rappels » de chaque e-mail, ou depuis votre espace client (Profil, « Mon panier »). Votre panier n'est alors plus enregistré dans votre compte, la copie existante est effacée et aucun rappel ne part.
• Sécurité du site (protection des comptes, journal des actions sensibles) : intérêt légitime.
• Mesure d'audience du site (visites et pages vues, contenu des paniers laissés sans commande, sans votre nom, et leur aboutissement à une commande ou à une demande de devis) : consentement, révocable à tout moment depuis la page Cookies.
• Autres communications commerciales (le cas échéant, hors rappels de panier) : consentement, révocable à tout moment.
• Mesure de l'efficacité de nos annonces Google Ads (savoir si une visite venue d'une annonce aboutit à une commande ou à une demande de devis) : consentement, demandé séparément et révocable à tout moment depuis la page Cookies.

4. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont jamais vendues. Elles sont accessibles aux équipes habilitées d'AXLU et, dans la limite de leurs missions, à nos sous-traitants et destinataires suivants :

• Vercel Inc. : hébergement du site, dont les fonctions s'exécutent à Francfort (Allemagne).
• Neon Inc. : base de données du site (comptes, adresses, paniers des clients connectés, commandes et devis), hébergée à Francfort (Allemagne).
• Scaleway SAS (France) : hébergement de notre système de gestion, où sont tenus le catalogue, les fiches clients, les devis, les commandes et les factures, de notre service de conversion des logos et de l'espace de stockage des logos et des bons à tirer.
• Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365) : envoi des e-mails de notre système de gestion (confirmations, devis, factures, liens d'accès, rappels de panier).
• Mollie B.V. (Pays-Bas) : traitement sécurisé des paiements en ligne.
• Isabel NV (Belgique), service Ponto : lecture de notre compte bancaire, pour rapprocher les virements reçus de nos factures (nom et compte du payeur, montant, communication).
• komoot GmbH (Allemagne), service Photon : suggestions d'adresses pendant la saisie d'une adresse ; le texte tapé et l'adresse IP de votre navigateur lui sont transmis.
• WhatsApp Ireland Limited : si vous choisissez de nous écrire par WhatsApp.
• Transporteur(s) : acheminement des commandes.
• Prestataires de marquage / fournisseurs : réalisation de la personnalisation, lorsque nécessaire à l'exécution de la commande.
• Google Ireland Limited : mesure des conversions de nos annonces Google Ads, uniquement si vous l'avez accepté. Aucune publicité personnalisée n'est activée.

Dans un compte entreprise, le responsable que la société a désigné auprès d'AXLU peut ouvrir l'espace client de ses collègues de la même société, pour suivre leurs devis et commandes. Cet accès, comme celui des équipes d'AXLU à un espace client, est journalisé.

5. Transferts hors Union européenne

Le site et sa base de données sont hébergés dans l'Union européenne. Certains de nos prestataires appartiennent toutefois à des groupes établis aux États-Unis (Vercel, Neon, Microsoft, et Google pour la mesure des annonces lorsque vous l'avez acceptée) et peuvent traiter des données depuis ce pays, notamment pour le support et la sécurité. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées aux conditions de traitement des données conclues avec chaque prestataire concerné.

6. Durées de conservation

Vos données sont conservées le temps nécessaire aux finalités poursuivies, puis supprimées :

• Factures et pièces comptables, avec les données de commande qu'elles contiennent : 10 ans, durée imposée par la législation comptable et fiscale luxembourgeoise ;
• Devis non transformés en commande, et les données qui ne se rattachent qu'à eux : 1 an après le dernier contact ;
• Prospects (personnes qui nous ont contactés ou ont demandé un devis sans commander) : 1 an après le dernier contact, ou plus tôt si vous retirez votre consentement ;
• Logos et bons à tirer non utilisés dans une commande : 1 an après le dernier contact (ceux d'une commande sont conservés le temps de sa production et de son éventuel renouvellement) ;
• Fichiers envoyés au service de conversion depuis le configurateur : 30 jours après leur import ;
• Panier enregistré dans votre compte : effacé dès que vous commandez, demandez un devis ou videz votre panier, et au plus tard 30 jours après votre dernière activité ;
• Mesure d'audience : pages vues 180 jours ; l'identifiant de visite rattaché à une commande est conservé avec elle, l'identifiant du clic sur une annonce 90 jours ;
• Journal de sécurité du site (connexions à l'administration, accès à un espace client par AXLU, adresse IP) : 12 mois ;
• Inscription non confirmée : supprimée 24 heures après la demande si le lien de confirmation n'a pas été utilisé ;
• Compte client : jusqu'à sa suppression, que vous pouvez faire vous-même depuis votre espace client (Profil, « Supprimer mon compte ») ou nous demander. Une fois le compte supprimé, nous n'en gardons qu'une empreinte de votre adresse (pas l'adresse elle-même), sans limite de durée, pour que votre compte ne soit pas recréé sans vous ; elle est levée si vous le rouvrez vous-même.

7. Sécurité

AXLU met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l'accès non autorisé ou la divulgation (hébergement sécurisé, connexions chiffrées HTTPS, accès restreint, second facteur d'authentification pour l'administration du site).

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment. Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant à l'adresse figurant dans nos mentions légales. La suppression de votre compte depuis votre espace client efface votre compte du site ; les pièces comptables que la loi nous oblige à garder dix ans sont conservées, et toute autre demande d'effacement chez AXLU se traite à cette même adresse.

Si vous estimez que le traitement de vos données n'est pas conforme à la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle luxembourgeoise : Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15 Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxembourg (cnpd.public.lu).

9. Délégué à la protection des données

AXLU n'a pas désigné de délégué à la protection des données, sa désignation n'étant pas obligatoire au regard de la nature et de l'échelle des traitements réalisés. Pour toute question relative à vos données personnelles, écrivez-nous à contact@axlu.lu.